Praca grupowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zorganizować pracę, sprawniej delegować zadania a w konsekwencji zrealizować założenia projektu w terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania sprawozdań określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.